GDPR - Privacyverklaring

De Ronsers vzw respecteert de Europese privacyverordening. Deze Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), in het Engels General Data Protection Regulation (GDPR), gaat over de ‘bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens’.

24 mei 2018

Als je abonnee wordt op ‘De Ronser’ van De Ronsers vzw, verzamelt de vzw je naam/jullie namen, adres, e-mailadres, met als doel je zes keer per jaar een tijdschrift te sturen. Bijkomend registreren we het jaar waarin je voor het eerst lid werd, de datum en het bedrag van de betaling van de lidmaatschapsbijdrage, met het oog op de opvolging/hernieuwing van het lidmaatschap.

Als je deelneemt aan een dagtocht, worden geen bijkomende gegevens geregistreerd. Er wordt geen lijst gemaakt of bijgehouden van wie deelneemt aan een dagtocht, behalve wanneer vooraf aanmelden vereist is om praktische redenen.

Als je deelneemt aan een weekend of meerdaagse tocht, worden indien nodig bijkomende gegevens geregistreerd door de tochtbegeleider ten behoeve van de praktische organisatie van die tocht (vervoersafspraken, last-minute wijzigingen meedelen...):

• je telefoonnummer en/of GSMnummer;
• of je vegetarische maaltijd wenst.

Deelnemers aan die tocht ontvangen 1 tot enkele weken vooraf via mail een lijst van de deelnemers aan die tocht (naam, adres, telnr en/of GSMnr, e-mailadres) ten behoeve van vervoersafspraken en maaltijdreservatie. Deelnemers gebruiken deze informatie enkel voor deze vervoersafspraken.

De tochtbegeleider kan aan deelnemers (een deel van volgende) bijkomende gegevens vragen:

• geslacht, je identiteitskaartnummer en vervaldatum, je rijksregisternummer, je geboortedatum, je nationaliteit,
• indien dit door een accommodatie gevraagd wordt, ten behoeve van wettelijke verplichtingen (controle op logiesverstrekkers, brandveiligheid, gemeentelijke vereisten...),
• wanneer een prijsverschil volgens leeftijd wordt gehanteerd,
• wanneer die gegevens noodzakelijk zijn om een vervoersticket te kunnen boeken.

Lid van andere vzw's

Sommige accommodaties waaronder Gites d’Étape asbl vragen dat elke deelnemer gratis lid wordt van die vzw/asbl om een ledenprijs te genieten, en vragen daartoe een deelnemerslijst met behalve de wettelijk verplichte gegevens ook je adres, telnr/gsmnr en e-mailadres. Indien dit gevraagd wordt, vermelden we dit bij de tochtaankondiging of in een mail vooraf, en kan je vragen deze niet door te geven. Dit kan betekenen dat je een iets hogere prijs voor het verblijf dient te betalen.

Andere accommodaties kunnen een prijsverschil hanteren tussen wie al dan niet individueel lid is van vb. Jeugdherbergcentrale, Natuurvrienden, Alpenvereniging,… Indien dat het geval is, kan de tochtbegeleider de hiervoor noodzakelijke gegevens aan je vragen om de ledenprijs te genieten.

Behoudens ten behoeve van de hierboven vermelde gevallen worden je gegevens nooit doorgegeven aan derden.

Deze bijkomende informatie die door deelnemers verstrekt is aan een tochtbegeleider in functie van een accommodatie of vervoer, wordt enkel door die tochtbegeleider geregistreerd en niet centraal bewaard bij de ledenlijst. Een uitzondering vormt deze informatie die aan Jurn Verschraegen bezorgd is bij deelname aan de door hem georganiseerde tochten, aangezien hij voor z'n deelnamelijst werkt met de excel-file met de leden.

Hoe lang en waar worden deze gegevens bewaard?

De gegevens ten behoeve van het lidmaatschap worden bewaard op 1 PC op het adres van de vzw met duplicaat op de eigen account van Dropbox.

Als je geen lid meer bent en je bent maximaal 2 jaar lid geweest: je gegevens worden na 5 jaar verwijderd. Je kan in die periode nog uitgenodigd worden voor een bijzondere activiteit of een herinnering om opnieuw te abonneren.

Als je langer dan 2 jaar lid was, zal deze periode van 5 jaar verlengd worden, afhankelijk van hoe frequent je deelnam aan activiteiten. Ook dit is enkel in functie van uitnodiging voor jubileumvieringen of bijzondere activiteit, waar ook oud-leden bijzonder welkom zijn.

Wie wenst dat z'n gegevens eerder worden verwijderd stuurt een mail naar info@ronsers.be. Ook verzoeken tot inzage, rectificatie,… worden hiernaar gemaild.

De tochtbegeleiders hebben toegang tot een excelfile en/of pdf met abonneelijst, beperkt tot naam, adres, telnr, gsm, e-mail, lid al dan niet ok. Dit doen we ten behoeve van contactname in functie van de ronseractiviteiten + controle of wie zich inschrijft voor een door deze tochtbegeleider georganiseerde 2- of meerdaagse tocht wel abonneerde op De Ronser (= voorwaarde om deel te nemen). Deze lijst wordt in geen geval doorgegeven aan derden.

De Ronsers vzw verkrijgt enkel gegevens die je zelf hebt meegedeeld, voor -16-jarigen gegevens die door de ouders of voogd zijn meegedeeld.

Onze site wordt gehost bij www.one.com

One.com gebruikt cookies in een geaggregeerde vorm voor statistische doeleinden. Deze statistieken omtrent aantal bezoekers, gebruikte browserversie en besturingssysteem, aantal links waarop geklikt is, bekeken pagina's,… kunnen geraadpleegd worden door bestuursleden Jurn Verschraegen en Jan Fabri. Ze dienen enkel om www.ronsers.be zo gebruiksvriendelijk mogelijk te maken.

Er wordt geen individuele informatie geregistreerd.

De nieuwsbrief wordt verstuurd via Mailchimp

Omtrent de verzonden nieuwsbrieven is statistische informatie beschikbaar (percentage geaccepteerde, geopende, gelezen nieuwsbrieven, aantal en percentage op welke link geklikt, aantal afmeldingen). Deze geaggregeerde statistische informatie kan door de webmaster eventueel gerapporteerd worden aan de bestuursleden en algemene vergadering. Iedereen kan zichzelf in- of uitschrijven.

Wijzigingen

Wijzigingen aan deze privacyverklaring worden kenbaar gemaakt via een bericht op de homepage van www.ronsers.be (blijft dan minstens 4 weken staan) en/of via een nieuwsbrief naar alle leden.